Störungen oder Ausfälle der Kommunikationssysteme

Gemäß § 22 NachwV müssen die Nachweispflichten auch im Falle einer Störung des Kommunikationssystems oder sonstiger Einschränkungen der elektronischen Kommunikation erfüllt werden, wobei es keine Rolle spielt, worauf die Störung zurückzuführen ist bzw. ob ein System ganz oder nur teilweise ausfällt. Dies gilt auch, wenn die elektronische Nachweisführung aus anderen Gründen, wie z.B. Verlust einer Signaturkarte, nicht uneingeschränkt möglich ist.

Grundsätzlich muss eine Entsorgung jedoch nicht unterbrochen werden, wenn die elektronische Nachweisführung nicht durchführbar ist. In diesem Fall sind Nachweise und Register in Papierform zu führen.

Daher wird empfohlen:

• Immer einige entsprechende Blanko-Formulare des Quittungsbelegs zur Verfügung zu haben, die bei Störungen des elektronischen Systems unmittelbar verwendet werden können.
• Diese können dann alternativ handschriftlich ausgefüllt und unterzeichnet werden.
• Sie sollten den Vermerk „Elektronisches Kommunikationssystem gestört“ tragen und alle Informationen enthalten, die zur späteren elektronischen Übermittlung notwendig sind.

• Meldepflicht: derjenige Nachweispflichtige, der eine Einschränkung feststellt, muss diese unverzüglich allen anderen Beteiligten melden, soweit sie nicht innerhalb einer angemessenen Frist (abhängig von den Umständen jedes Einzelfalls) behoben werden kann.
• Verwendung des Begleitscheinformulars in einfacher Ausfertigung als Quittungsbeleg gemäß § 22 NachwV: Ausfüllen und handschriftliches Unterzeichnen des Formulars durch den Erzeuger, den Beförderer und den Entsorger. Der Quittungsbeleg sieht nach Form und Inhalt die für die Führung des Begleitscheins erforderlichen Angaben vor und kann in der Regel mit der verwendeten Software oder Providerlösung ausgedruckt werden.
• Mitführen dieses Formulars beim Transport
• Spätestens zehn Kalendertage nach Behebung der Störung: die Nachweisdaten müssen von den Nachweispflichtigen nochmals elektronisch übermittelt werden, was auch bedeutet, dass die entsprechenden elektronischen Belege von den Beteiligten signiert und letztlich in ihre elektronischen Register eingestellt werden müssen.
• Der handschriftliche Quittungsbeleg verbleibt nach abgeschlossener Verbringung beim Entsorger, der ihn drei Jahre lang in seinem Register aufbewahrt. 

Wenn Störungen wiederholt und/oder längerfristig im Verantwortungsbereich eines bestimmten Beteiligten auftreten, sind die zuständigen Behörden laut § 22 Abs. 2 NachwV ermächtigt, bestimmte Sanktionen anzuordnen, z.B. die Prüfung von Vorgängen oder Systemen durch Sachverständige.